Wat doet een notaris en waarom is het zo belangrijk om deze te gebruiken?

Ik ben al meer dan 12 jaar bezig met een notaris van documenten en ben verbaasd over het ongelooflijke aantal incompetente notarissen die dagelijks documenten notariseren en hoe weinig het publiek weet over dit ernstige probleem – tot ze er op de harde manier achter komen. Ik heb persoonlijk gezien dat honderden documenten door griffiers en consulaten zijn geweigerd omdat ze vereiste notariële bewoordingen hebben weggelaten, waaronder onjuiste informatie, het gebruik van wazige stempels en een verscheidenheid aan andere redenen. Elke dag zetten deze ongetrainde en schijnbaar onnozele notarissen talloze juridische documenten en contractuele regelingen op het spel – van volmachten en leendocumenten tot huwelijkse voorwaarden, reisvergunningen en testamenten.

Notaris worden kan lastig zijn, je moet goed weten wat alle werkzaamheden zijn

De meeste notarissen die vandaag de dag notaris zijn, hebben weinig of geen opleiding genoten. Ze kunnen een paar uur of dagen studeren, de notarisvergunningstest afleggen en dan gewoon beginnen met het afstempelen zonder echt inzicht te hebben in de principes van het notariseren of de verplichte notariële vereisten. Een hoog percentage van de notarissen kent zelfs de meest elementaire notariële vereisten niet: dat een notarieel document ofwel een zogenaamde notariële “erkenning” ofwel een “jurylid” bevat, twee soorten notariële verklaringen die de kern van een notariële akte vormen. Het hebben van alleen het stempel en de handtekening van de notaris op een document, een gangbare praktijk bij veel notarissen, maakt het nog niet notarieel bekrachtigd.

Een notaris offerte aanvragen kan een lastige taak zijn voor veel mensen

En je hoeft me niet op mijn woord te geloven. Een studie van een staatsvereniging van notarissen een paar jaar geleden bevestigde dat “een meerderheid van de notarissen” “hun taken niet goed uitvoeren”. Het onderzoek vond plaats in NY, maar het had overal in de VS gedaan kunnen worden met dezelfde resultaten.

Een andere fout die notarissen maken heeft te maken met de locatie waar de notariële akte plaatsvindt. De notariële afdeling moet de notaris “locatie” bevatten: de staat en het graafschap waar de notariële handeling plaatsvond. In plaats van te schrijven in de plaats waar de notariële handeling plaatsvindt, schrijven veel notarissen vaak in het graafschap waar zij hun notariële opdracht laten deponeren (informatie die op hun notariële zegels staat en niet wat er voor de plaats van handeling nodig is). Of ze zien niet dat de locatie van de notaris volledig is weggelaten uit het document en voegen het niet toe.

Notaris nodig? Zoek eerst uit hoe veel je moet betalen voor de diensten die je nodig hebt

Notarisklanten worden door deze nalatigheid of incompetentie voortdurend overvallen en dat heeft vaak grote gevolgen. Vaak zal een klant uiteindelijk een uur of twee op de lijn van een overheidsinstelling staan om een notarieel document goedgekeurd te krijgen en dan bij afwijzing van het document opnieuw moeten beginnen omdat de notaris geen idee had wat hij of zij aan het doen was. Het is zelfs mogelijk dat de notarisklant later op de dag een vlucht heeft die vertraagd of geannuleerd moet worden omdat hij of zij zijn of haar documenten niet op tijd goedgekeurd heeft. Ik durf te wedden dat er ergere rampen zijn die incompetente of onervaren notarissen hebben veroorzaakt waar ik gewoon niet van op de hoogte ben.

Een notaris offerte opvragen kan een goed idee zijn om kosten te besparen

Er moet actie worden ondernomen om te voorkomen dat deze slordige praktijken worden voortgezet. Het wordt tijd dat de Secretary of State of Lieutenant Governor in alle 50 staten – van NY tot Californië – in actie komt en de notarissen beter in de gaten gaat houden. Om hun vaardigheden te testen, moeten testbeheerders notarissen een verscheidenheid aan voorbeelddocumenten geven (geen theoretische meerkeuzevragen die weinig relevant zijn voor het notariseren van een echt document) en moeten ze worden geïnstrueerd om de testdocumenten te notariseren voor verschillende doeleinden, waaronder internationaal gebruik. Dan kunnen we eindelijk de goede notarissen van het slechte afhelpen, het aantal juridische documenten dat opnieuw moet worden uitgevoerd, opnieuw moet worden aangemeld en opnieuw moet worden gewaarmerkt, en het grote publiek een pauze te geven.

Wat doet een notaris precies?

Veel mensen weten misschien niet precies wat een notaris doet. Eerst en vooral kan een notaris onder verschillende namen gaan: notaris, notaris, notaris, enz. Een notaris is een persoon die een ambtenaar is die is beëdigd en gebonden in de Amerikaanse staat waar hij of zij woonachtig is door de Secretary of State. Afhankelijk van de staat kan het proces om notaris te worden enigszins variëren, maar voor het grootste deel is het zeer vergelijkbaar van staat tot staat.

De meest voorkomende taak, of transactie die een notaris zal uitvoeren is om getuige te zijn van de ondertekening van documenten, meestal bekend als de uitvoering van een document. De notaris zal controleren of de aanwezige persoon die het betreffende document ondertekent, is wie hij/zij beweert te zijn. Om de identiteit van de persoon te verifiëren zal de notaris de identificatie van de persoon met foto’s controleren. Hij zal ook bevestigen dat de persoon die het document ondertekent, of documenten volledig begrijpt wat hij/zij ondertekent, en niet gedwongen wordt (of ook wel bekend staat als onder dwang).

Een notaris werkt altijd onafhankelijk van anderen

Van een notaris wordt verwacht dat hij onafhankelijk werkt, dat hij zijn eigen oordeelsvermogen gebruikt en dat hij zich aan de staatswet houdt. Als een notaris vermoedt dat een ondertekenaar niet begrijpt wat hij/zij ondertekent, dat hij/zij “bedrogen” wordt, of dat hij/zij gedwongen wordt, is het niet de taak van de notaris om te weigeren het document te notariseren. Door dit te doen dient de notaris het doel waarvoor zijn of haar functie is gecreëerd, namelijk het beschermen van het grote publiek.

Een notaris kan ook bijhouden of een eed gezworen is

Een notaris kan ook nagaan of een ondertekenaar een eed heeft gezworen met betrekking tot de bevestiging van de waarheid in een document; dit kan beter bekend zijn als een beëdigde verklaring.Nadat de documenten in veel staten zijn ondertekend, zal de notaris zijn of haar notariële zegel op de papieren plaatsen. In sommige staten is een notaris verplicht om een zegel te hebben, maar belangrijker dan het zegel is het dagboek van de notaris.

Een notaris heeft een aantal belangrijke zaken te regelen

In het dagboek van de notaris zal de notaris de naam, de handtekening en de datum van de ondertekenaar die voor hen is verschenen om het document of de documenten te ondertekenen, noteren. Naast het verzamelen van deze informatie is de notaris in veel staten verplicht om ook de duimafdruk van de ondertekenaar te nemen. Deze stap is zeer belangrijk, want als in de toekomst wordt betwist dat een bepaald document al dan niet door die persoon is ondertekend, kan de vingerafdruk als bewijs worden gebruikt omdat deze uniek is.