Waarom kiezen veel bedrijven voor payroll, en heb je veel inzicht in de verschillende payrolling tarieven?

Payroll vormt de kern van elk bedrijf. Het is de enige financiële functie van elk bedrijf die punctueel en nauwkeurig moet zijn. Het heeft ook een enorm potentieel om te helpen op andere gebieden van het bedrijf. Zelfs een kleine vertraging in het betalen van personeel kan een aantal gevolgen hebben, van ontevredenheid tot volledige industriële actie. Een onderbetaling of een te hoge betaling aan een werknemer kan problemen veroorzaken, omdat de werknemer onmiddellijke correctie zal eisen en een negatief beeld van het bedrijf zal hebben.

Soms zijn er juridische en praktische redenen die verhinderen dat u een te hoge betaling terugkrijgt. Elke geïndustrialiseerde natie heeft nu gedetailleerde wetten over arbeidsvoorwaarden. Hoewel ze meestal vergelijkbare elementen bevatten, zijn er nog steeds aanzienlijke verschillen. Het overzien van een juridisch detail kan zware straffen met zich meebrengen. Het kan ook leiden tot aanzienlijke fouten in de kosten als sommige loonkosten over het hoofd worden gezien.

Payroll is uiteraard ook kwetsbaar voor beveiligingsrisico’s. Er is kans op fraude, waaronder het plaatsen van spoken op de loonlijst. Er is ook een beveiligingsrisico omdat de informatie gevoelig is. Dit zijn allemaal zeer goede redenen voor u om een ​​interne zelfbeoordeling / audit van uw salaris- en salarisfunctie uit te voeren. Maar een loonaudit houdt zich niet alleen bezig met het vermijden van fouten.

Payrolling is populair

Payroll kan ook worden gebruikt als een krachtige managementtool. Werknemers vertrouwen payrollpersoneel vaak meer dan andere accounts of personeel. Payroll-gegevens kunnen ook nuttige informatie over werknemers bevatten die mogelijk met andere afdelingen moet worden gedeeld. Ten slotte kunnen payroll-functies worden geïntegreerd met andere functies.

Payroll bedrijven

Maar al te vaak zien bedrijven payroll als niet meer dan een administratieve functie, niet belangrijker dan het schoonmaken van ramen. De controle van de loonlijst gaat verder dan alleen het garanderen dat loonstroken goed zijn voorbereid en wettelijke aangiften zijn ingediend. De loonaudit-audit moet controleren of de meest effectieve methoden voor het bepalen van de betaling van werknemers worden gebruikt, en dat alle elementen van de loonmiddelen worden gebruikt voor maximale efficiëntie.

Stap 1 – Payroll in uw organisatie

Het proces van het controleren van de salarisadministratie begint met het onderzoeken van de functies die de salarisadministratie in de organisatie vervult. Nadat u de functies zorgvuldig hebt gedefinieerd, moet u de verschillende betalingsmethoden die van toepassing zijn op de werknemers zorgvuldig onderzoeken, met inbegrip van zaken als commissies en bonussen, aandelenopties en extralegale voordelen. Tegelijkertijd moet u er ook zeker van zijn dat de systemen voor het vaststellen en verhogen van de beloning effectief zijn. Tot slot moet u er bij deze stap voor zorgen dat de juiste salarisgegevens in de financiële en managementadministratie van de organisatie worden opgenomen, zodat er effectieve beslissingen kunnen worden genomen over de middelen van de organisatie.

Er zijn bepaalde basisvragen die je moet stellen. Voor elke stap worden deze vragen hieronder samengevat (ze worden in detail uitgelegd in de volledige Payroll Audit [zie resource box aan het einde van dit artikel], die ook richtlijnen geeft over hoe de audit voor te bereiden en uit te voeren).

Auditvragen voor payroll bedrijven

Aan wie is de salarisadministratie verantwoording verschuldigd?
Wat zijn de communicatielijnen van de lijnmanagers naar de payrollfunctie?
Hoe wordt de bevoegdheid voor het informatieniveau van de payroll gedefinieerd?
Hoe wordt deze informatie vastgelegd en vervolgens gearchiveerd?
Welke niet-betaalfuncties worden ook door de payrollafdeling behandeld?
Zijn er functies met betrekking tot de payroll die niet door de payroll worden afgehandeld en zo ja, wie behandelt ze dan wel?
Hoe wordt het brutoloon van de werknemers berekend?

  • Voor werknemers die per stuk worden betaald, welke controles zijn er om te zien of het werk goed wordt gecontroleerd?
  • Hoeveel werknemers worden wekelijks, maandelijks of met andere tussenpozen betaald?
  • Hoe wordt het nettoloon van de werknemers betaald?
  • Welke bonussen en provisies worden betaald? Aan wie?
  • Wordt de bonus- en provisiestructuur op de juiste manier toegewezen aan het verkoop- of andere cijfer waarop ze betrekking hebben?
  • Is de bonus- en commissiestructuur gekoppeld aan de doelstellingen van de organisatie?
  • Wordt er een winstafhankelijke beloning of een prestatieafhankelijke beloning gegeven?
  • Zijn de criteria voor een eventuele winst- of prestatiegerelateerde beloning geschikt voor die medewerker?
  • Is het systeem voor winst of prestatiebeloning eerlijk?
  • Biedt u aandelen of opties aan?
  • Heeft de salarisadministratie alle gegevens over aandelen- of optieregelingen voor werknemers?

Krijgt de payrollfunctie details wanneer een werknemersaandelenoptie wordt uitgeoefend?

  • Welke secundaire arbeidsvoorwaarden biedt u aan?
  • Biedt u werknemers een keuze aan secundaire arbeidsvoorwaarden? Zo ja, zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden dan wel goed doorgerekend?
  • Welke analyse heeft u gemaakt van de gepercipieerde waarde en de fiscale effectiviteit van de voordelen?
  • Welke systemen bestaan er om ervoor te zorgen dat de loonadministratie op de hoogte wordt gebracht van de voorziening, of van elke wijziging in de voorziening, van een extralegale vergoeding?
  • Hoe worden de salarisschalen vastgesteld?
  • Hoe worden de salarisschalen herzien?
  • Welke systemen bestaan er voor het rapporteren van salarisgegevens ten behoeve van de financiële administratie?
  • Welke analyse maakt u van de salarisgegevens ten behoeve van de financiële administratie? Is verdere analyse aangewezen?

Stap 2 – Opstellen van de payroll tarieven

Bij de beoordeling van de opzet en het beheer van de salarisadministratie zijn er 4 belangrijke punten die moeten worden onderzocht. Dat zijn ze:

  • De juridische implicaties van de loonlijst
  • Uw beleid met betrekking tot de salarisadministratie
  • De manier waarop u de betaling aan de werknemers uitvoert
  • Het tijdschema voor de verwerking van de loonlijst.

Auditvragen voor payrolling tarieven

  • Is de payrollafdeling volledig bekend met de wetgeving en praktijken van de landen waarin zij actief is?
  • Is er een systeem om de payroll op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de wetgeving en de praktijk?
  • Heeft de salarisadministratie voldoende training en middelen in de basiswetgeving en -praktijk?
  • Heeft u een uitgebreid beleid op alle gebieden die van invloed zijn op de salarisadministratie?
  • Is de betaalmethode goed opgezet?
  • Is er een payroll-schema?

Stap 3 – Informatievoorziening rondom payrolling

U moet ervoor zorgen dat u over een goed systeem beschikt om de informatievoorziening van en naar de payrollfunctie te controleren. Er moeten duidelijke verantwoordelijkheidslijnen zijn voor de rapportage en de uitvoering van de informatie, evenals een duidelijk beleid voor welke informatie wordt gecommuniceerd en door wie.

 

Auditvragen voor payroll bedrijven

  • Bestaan er systemen voor het autoriseren van loongegevens op de juiste niveaus?
  • Zijn er systemen voor de juiste melding van informatie?
  • Zijn er systemen voor de registratie van informatie?
  • Zijn er systemen waarmee de salarisadministratie vragen kan stellen en snel antwoord kan krijgen?
  • Is de payrollfunctie beschermd tegen illegale opdrachten?
  • Bestaan er systemen voor het registreren van relevante persoonsgegevens van medewerkers en het bijhouden van deze gegevens?
  • Zijn er systemen voor de afhandeling van medewerkers die vertrekken?
  • Wordt de salarisadministratie goed bijgehouden? Zijn er systemen van folio of soortgelijke verwijzingen om het controlespoor bij te houden?
  • Zijn er duidelijke instructies voor de payrollfunctie over wanneer en aan wie informatie mag worden verstrekt?
  • Is het idee van de openbaarmaking van hoger belang goed begrepen?